Vad händer egentligen i idrotts- och kulturanläggningar när bokningen säger en sak, men verkligheten en annan? Genom att mäta faktisk aktivitet och kombinera den med exempelvis bokningsdata skapas ett faktabaserat underlag för att förstå hur anläggningar verkligen används eller inte används. Det ger kommuner och anläggningsägare ett bättre faktabaserat beslutsunderlag för kapacitetsplanering, investeringar, fördelning av tider och utveckling av befintliga anläggningar. HallMonitor utvecklades i Danmark och används idag av ett stort antal danska kommuner. Nu växer intresset även i Sverige och på flera andra europeiska marknader.

I Sverige har frågan om hur idrottsanläggningar faktiskt används fått ökad uppmärksamhet genom ett forskningsprojekt i Linköpings kommun, genomfört tillsammans med Centrum för idrottsforskning (CIF) och Linköpings universitet. Projektet visar hur data om faktisk användning kan ge kommuner ett bättre beslutsunderlag och skapa en ökad förståelse för skillnaden mellan bokad och verklig användning. HallMonitor har bidragit med den teknik som möjliggjort insamlingen av den anonymiserade aktivitetsdatan.

Det är lätt att planera utifrån bokningar, antaganden och historiska mönster, men verkligheten kan se annorlunda ut. En bokad hall kan stå tom, samtidigt som en annan anläggning används utanför de tider då den är bokad. Vissa tider kan vara hårt belastade medan annan kapacitet står outnyttjad. Med hjälp av  HallMonitors sensorer registreras den faktiska aktiviteten till till data, visualiseringar och analyser. På så sätt skapas en löpande bild av hur anläggningar används timme för timme, dag för dag och över längre tidsperioder.


Det ger möjlighet att gå från antaganden till fakta.

Vi vill flytta diskussionen från antaganden till fakta. Bokningsdata visar vad som borde hända i en anläggning och HallMonitor visar vad som faktiskt händer, säger Susanne Ingeman som är VD för Hallmonitor

Samtidigt öppnar det för nya frågor om hur kapaciteten kan användas bättre under hela dagen. Om exempelvis tider som är reserverade för skolan återkommande inte används, kan data skapa ett underlag för dialog om huruvida delar av kapaciteten kan öppnas för seniorer, ungdomar, föreningar eller andra aktiviteter dagtid.

Enkelt att installera. Enkelt att komma igång.

HallMonitor är utvecklat för att fungera utan komplicerade installationer eller beroenden av kommunens befintliga IT-infrastruktur. Sensorerna monteras på 3–4 meters höjd och ansluts till ett vanligt 230V-uttag (solcellslösningar för utomhusbruk finns också). Därefter börjar de registrera aktiviteter och en typisk installation tar mindre än en halvtimme.

Sensorerna kommunicerar via mobilnätet med inbyggda IoT-SIM-kort. Ingen lokal nätverksanslutning krävs och datakommunikationen är krypterad end-to-end.

Om mobiluppkopplingen tillfälligt bryts lagras data lokalt i en buffert och skickas vidare när anslutningen är tillbaka.
Plug-and-play, helt enkelt.


Data utan att kompromissa med integriteten

HallMonitor är utvecklat med integritet och dataskydd som en central del av lösningen. Med hjälp av edge AI räknas personer direkt på sensorn och aktiviteten kan analyseras inom användardefinierade zoner. HallMonitor identifierar inte enskilda personer. Personer anonymiseras genom bildoskärpa direkt på sensorn och data används enbart för att mäta aktivitet och antal – inte för att identifiera eller följa individer.

Den anonymiserade metadatan skickas sedan automatiskt till HallMonitor-plattformen, där den struktureras och görs redo för analys. Plattformen drivs via Amazon Web Services (AWS), med data lagrad inom EU, och stödjer bland annat tvåfaktorsautentisering.

Det ger tillgång till detaljerad användningsdata utan att behöva göra avkall på integriteten.

För oss handlar data inte om kontroll. Det handlar om att hitta möjligheter ledig kapacitet som kan ge plats för fler föreningar, nya målgrupper och mer aktivitet, säger Susanne

Från data till konkreta beslut

Det värdefulla är inte bara att samla in data, det avgörande är vad kunskapen kan användas till. Genom att integrera bokningssystem med HallMonitor kan bokade tider jämföras med faktisk aktivitet. Därmed blir det möjligt att upptäcka mönster som annars kan vara svåra att se.

Exempelvis kan följande identifieras:
– uteblivanden från bokningar
– aktivitet utanför bokad tid
– outnyttjad kapacitet
– ojämn fördelning av användningen
– återkommande belastningstoppar
– tider och anläggningar med potential för bättre nyttjande
– behovet av att bygga nytt eller möjligheten att i stället använda befintlig kapacitet bättre.

Med den kunskapen blir det enklare att fördela tider, planera resurser och utveckla verksamheten utifrån faktiska behov.
Data om den verkliga användningen kan även ge ett bättre underlag för exempelvis bemanning, renhållning, energianvändning och underhåll.

Innan vi bygger nytt bör vi veta hur väl den kapacitet vi redan har faktiskt används. Ofta finns det möjligheter i de befintliga anläggningarna som vi inte ser utan data säger Raymonda Fetaj som är KAM Nordics på Hallamonitor


En tydlig bild, varje vecka

I en översikt visas färgkodade veckovyer över anläggningen. Timme för timme blir det enkelt att se var aktiviteten är som högst, var kapacitet står outnyttjad och var den faktiska användningen skiljer sig från bokningarna.

Vilken förening har uteblivit, upptäcka aktivitet utan bokningar och få tillgång till anonymiserade bilder som dokumentation i dialogen med föreningar.

Översikten kan enkelt exporteras som CSV eller skickas direkt till inkorgen varje vecka, vilket blir ett praktiskt verktyg inte bara för analys, utan också för den löpande driften. På sikt bör det också kunna integreras med ansökningar av aktivitetsstöd, vilket skulle spara många ideella timmar vid föreningarnas rapportering två gånger per år.


Sätt mål och följ upp dem

Med HallMonitors KPI-översikt blir det möjligt att gå från mätning till aktiv uppföljning och utveckling. Kommuner och anläggningsägare kan sätta mål för exempelvis nyttjandegrad, antal utövare och andra relevanta nyckeltal samt följa utvecklingen över tid. Resultaten presenteras överskådligt och visuellt, vilket gör det enkelt att se var målen uppnås och var det finns behov av att vidta åtgärder eller följa utvecklingen närmare. På så sätt blir uppföljningen en naturlig del av det kontinuerliga förbättringsarbetet.

Värdet ligger inte i själva mätningen utan i de beslut som datan möjliggör om fördelning av tider, investeringar, utveckling av anläggningar och dialogen med föreningslivet, säger Rajmonda.

Se de större mönstren

För den som vill gå djupare erbjuds nyckeltal, heatmaps och trendanalyser över flera anläggningar, föreningar och tidsperioder.

Det ger underlag för både strategiska och operativa beslut:
– Förvaltningen kan planera bättre.
– Nämnden kan fatta beslut på bättre underlag.
– Föreningsdialogen kan bygga på fakta.
– Verksamheten kan få bättre förståelse för var resurser och investeringar gör störst nytta.
– Det kan också ge en samlad bild av hur kapaciteten används på tvärs av flera anläggningar inte bara hur en enskild hall fungerar.

En lösning för många typer av platser

Alla anläggningar fungerar olika och därför kan lösningen delas in i zoner som anpassas efter den aktuella miljön.

Det gör lösningen användbar i många olika typer av miljöer, bland annat:
– idrottshallar och andra inomhusanläggningar
– utomhusidrottsanläggningar
– offentliga stadsrum
– lekplatser
– skolgårdar
– kulturinstitutioner
– museer

Oavsett plats är målet detsamma att skapa bättre kunskap om hur gemensamma ytor och anläggningar faktiskt används.


Bättre användning börjar med bättre kunskap

Att optimera en anläggning handlar alltså inte alltid om att bygga nytt. I många fall finns det redan kapacitet som kan användas bättre och det handlar istället om att använda det man redan har lite smartare

När vi vet när, var och hur anläggningarna används kan vi upptäcka möjligheter som annars riskerar att gå obemärkta förbi. Vi kan minska stillestånd, använda resurser mer effektivt och skapa bättre förutsättningar för fler människor att ta del av lokaler och platser.

Mäta användningen, förstå mönstren, agera på insikterna och skapa anläggningar som används mer, planeras bättre och utvecklas med verkligheten som utgångspunkt blir ljuv musik för oss som jobbar med dessa frågor.

HallMonitor används idag av ett stort antal danska kommuner och lösningen etableras nu på flera europeiska marknader, däribland Sverige, Norge, Nederländerna, Belgien och Estland. Att använda modern teknik på detta sätt ligger helt i linje med det ESG-arbete (Environmental, Social and Governance, miljö, socialt ansvar och bolagsstyrning), som bedrivs i alla organisationer idag.

Vi kommer att följa upp denna artikel, med hur spontanidrott (exempelvis utegym, beach-volleyboll, skateboard-ramper, isytor på vintern) kan leda till ökad rörelseglädje för invånarna på en ort och då finns det givetvis en naturlig koppling till hur väl anläggningarna utnyttjas. Se även vår tidigare publicerade artikel HÄR: